Debida diligencia · lista de control
Cómo verificar un proveedor antes de contratar
Organiza una revisión mínima y repetible: identifica al proveedor por RUC, busca coincidencias sancionatorias, amplía el contexto en la FUP y conserva evidencia de cada comprobación.
El nivel de revisión depende del objeto, monto y riesgo de la contratación. Esta guía ofrece un punto de partida documental, no una opinión legal sobre un proveedor.
Antes de aprobar
Cinco controles básicos para una revisión por RUC
1. Identidad: confirma a quién estás evaluando
Copia el RUC directamente de la propuesta, cotización o documento tributario y verifica que tenga 11 dígitos. Contrasta la razón social, domicilio y representante cuando sean relevantes. Evita basar la revisión únicamente en un nombre comercial o una razón social abreviada.
2. Sanciones: revisa todas las coincidencias del corte
OSCECheck permite buscar el RUC en un snapshot con fecha 01/08/2026 que contiene 9.729 filas y 6.202 identificadores RUC publicados. Si aparece más de una fila, revisa todas las resoluciones, motivos y periodos. El snapshot no es tiempo real y no emite una conclusión sobre vigencia actual.
3. Contexto: abre la Ficha Única del Proveedor
La FUP oficial consolida información administrada por el OECE y datos de fuentes externas. Revisa los bloques pertinentes —registro, experiencia, contratos, penalidades, sanciones, inhabilitaciones y composición— y distingue el origen y alcance de cada señal.
4. Confirmación: consulta el registro o resolución de origen
Si una coincidencia puede afectar la contratación, abre el servicio oficial OECE y la resolución correspondiente. Las actualizaciones, reconsideraciones o medidas cautelares pueden cambiar el estado posterior al corte. Solicita una explicación al proveedor cuando el expediente lo requiera.
5. Trazabilidad: registra qué hiciste y cuándo
Conserva el RUC, razón social, fecha y hora, fuentes consultadas, fecha de corte y hallazgos. Identifica a la persona responsable de la revisión y deja claro qué pasos quedaron pendientes. Así otra persona puede reproducir el control sin interpretar una captura aislada.
Ruta de decisión
Qué hacer según el resultado inicial
Sin coincidencia exacta
Continúa, pero no cierres la revisión
- Anota “sin coincidencias en el corte consultado”, no “sin sanciones”.
- Comprueba que el RUC fue digitado correctamente y coincide con la razón social.
- Revisa FUP, RNP y las fuentes exigidas por tu proceso.
Con una o más coincidencias
Escala y confirma antes de concluir
- Lee todas las filas y ubica resoluciones, motivos y fechas.
- Contrasta el estado actual en OECE y conserva el enlace oficial.
- Aplica el procedimiento interno de revisión o asesoría correspondiente.
Este esquema no asigna un puntaje automático ni clasifica al proveedor como “aprobado” o “rechazado”. La decisión requiere contexto contractual y reglas aplicables.
Memoria de verificación
Qué debe contener una evidencia útil
- 01
- identidad RUC, razón social y documento desde el que se tomaron.
- 02
- tiempo y fuente Fecha de consulta, corte del dataset y enlaces revisados.
- 03
- resultado y acción Coincidencias, confirmaciones, aclaraciones y responsable.
OSCECheck puede generar una memoria privada fechada de la consulta realizada en su snapshot. Ese documento ayuda a demostrar el procedimiento seguido, pero no es una constancia oficial ni garantiza que no existan registros en fuentes posteriores o distintas.
Si necesitas redactar correctamente un resultado sin coincidencias, revisa el alcance de una constancia privada de búsqueda .
Canales primarios
Fuentes mínimas para confirmar la revisión
- Relación oficial de proveedores sancionados — OECE .
- Ficha Única del Proveedor — OECE .
- Dataset de proveedores sancionados — Plataforma Nacional de Datos Abiertos .
Añade las fuentes exigidas por tu entidad o empresa según el tipo de proveedor, contratación y riesgo. La lista anterior no pretende ser exhaustiva.
Preguntas frecuentes
Dudas al verificar un proveedor
¿Basta con buscar el RUC en una lista de sanciones?
No. La búsqueda de sanciones es una comprobación importante, pero debe complementarse con la validación de identidad, la FUP, el RNP y las fuentes que correspondan al objeto y riesgo de la contratación.
¿Qué debo guardar como evidencia de la revisión?
Conserva el RUC y razón social revisados, fecha y hora, fuente y fecha de corte, enlaces consultados, coincidencias encontradas y la persona responsable de confirmar o escalar el caso.
¿Qué hago si aparece una coincidencia?
Revisa todas las filas, identifica la resolución y las fechas publicadas, confirma el estado en OECE y solicita aclaraciones cuando sea necesario. No concluyas solo a partir del resultado agregado.